Une entreprise qui dispose d’un site e-commerce en France est régie par des règles de facturations spécifiques.
Que vous débutiez en e-commerce ou que vous souhaitez simplement vérifier que vous êtes bien dans les normes, voici un article qui devrait vous être utile.
Spécialisé dans les solutions Prestashop et Woocommerce, j’avais à l’époque en parallèle de mon activité, un site e-commerce en SARL. C’est donc mon expérience personnelle qui me permet d’avoir un certain recul et de pouvoir vous conseiller dans ce domaine.
Lors de mes débuts, j’ai eu du mal à choisir des logiciels et systèmes de facturation pour mon site et la gestion de mon activité en général. On m’a demandé beaucoup de justificatifs comptables avec la création de ma société et c’est là que les choses se sont compliquées… J’ai testé pas mal solutions, et aujourd’hui je suis à même de vous conseiller celles qui me paraissent vraiment performantes et qui permettent un gain de temps au quotidien.
Je vous fais un récapitulatif des 5 notions et « process » à mettre en place en terme de facturation et comptabilité sur votre site e-commerce. Je vais vous donner mes tips pour Prestashop et Woocommerce, afin que votre site e-commerce soit conforme à la législation.
Vous préférez le format vidéo ? Je vous donne les mêmes explications et solutions ici :
Si vous avez créé votre société, vous avez certainement un comptable, si vous êtes micro-entrepreneur c’est alors probablement vous qui gérez votre comptabilité. Les règles sont les mêmes, quel que soit votre statut, à la seule différence que votre comptable va vous demander beaucoup de justificatifs tous les mois et vous devrez trouver une organisation pour les lui fournir sans trop perdre de temps.
Application de la TVA sur son site e-commerce
Une société applique forcément la TVA en e-commerce et généralement les solutions le gèrent automatiquement. Cependant, il faut être vigilant sur le taux de TVA qui varie selon les produits ou services que vous commercialisez (dans certains cas, c’est votre statut en société qui fait varier le taux de TVA). Le taux dit « normal » est de 20% en France, le taux intermédiaire (restauration, hôtellerie…) est de 10%, le taux réduit à 5,50% (alimentaire première nécessité, gaz électricité…) et le taux super-réduit (médicaments, presse) est de 2,10%.
Dans les réglages de Prestashop et de Woocommerce, vous pouvez déterminer les différents taux à appliquer sur votre site. Après l’installation d’une des deux solutions, en général, le système de TVA Français est mis en place.
Concernant le transport sur votre site, il y a des frais à appliquer, soit Hors Taxes, soit Toutes Taxes Comprises. C’est au moment de rentrer les classes de livraison qu’on choisit les tranches par poids et prix par tranche de poids qu’il faut déterminer HT ou TTC.
Si vous entrez le prix en HT, dans le tunnel d’achat, votre solution va automatiquement ajouter la TVA. N’appliquez pas de frais de port en TTC si jamais ils sont calculés sur une base HT dans le back-office, sinon vos tarifs ne seront pas corrects.
Par exemple, si vous êtes sur Prestashop, vous devez remplir les frais de livraison en HT et activer cette option dans votre transporteur :
Sur Woocommerce, c’est différent, parce que vous ne pouvez pas créer de tranches de livraison. Pour vous permettre de faire cela, je vous invite à lire mon tutoriel : Woocommerce & livraison : Définir des tranches par prix et poids.
Gestion de la TVA en e-commerce suite au Brexit
Les nouvelles règles de TVA avec le Royaume-uni arrivent en vigueur à partir du 1er janvier 2021.
Cela implique des changements pour les e-commerçants qui vendent des produits sur le sol Britannique.
Pour toutes commandes sur un site e-commerce Français, ne dépassant par 135£, une taxe sera appliquée. Si cela dépasse ce montant, vous ne devez pas appliquer la TVA.
Cela s’applique aussi bien pour de la vente au particulier et au professionnel et vous devez calculer cela sur 135£, le montant HT hors frais de port.
C’est un casse tête pour la gestion de votre boutique en ligne. Il va falloir pouvoir gérer cela dans votre solution e-commerce. Par chance, l’équipe Team Ever à déjà sortie un module permettant dans de gérer la TVA pour le Brexit dans Prestashop !
Voici le lien du module : Prestashop : module de règles TVA Brexit
Cependant, il n’y a pas encore de plugin Woocommerce pour gérer les nouvelles règles du Brexit. Une mise à jour devrait vite arriver pour intégrer ce point directement dans le CMS.
Pour en savoir plus sur le sujet des taxes pour les e-commerçants suite au Brexit, je vous invite à lire ceci : http://bit.ly/380pOGk
Création et transmission d’une facture automatiquement au client
La facture est un justificatif indispensable pour le client, mais pour vous et votre comptabilité également. Une facture contre un achat est obligatoire et la loi française interdit toute suppression. Vous ne pouvez pas la supprimer et dire qu’elle n’a jamais existé.
Lorsqu’un internaute achète un article sur votre site, suite au paiement et une fois ce dernier réceptionné, vous devrez émettre une facture. Cette facture peut être mise à disposition sur le compte client en ligne, généralement sous format PDF et/ou envoyée par mail. La facture fait mention des détails de la TVA, le montant HT et le montant TTC. La facture est le justificatif d’achat que le client va conserver, elle est d’autant plus importante si vous travaillez en BtoB, car les professionnels en auront besoin pour leur comptabilité.
De votre côté, chaque fin de mois, vous allez transmettre les preuves de paiements (crédit), associées à des factures. Il est pratique d’exporter ces factures en masse, pour gagner du temps chaque mois. Si vous êtes autoentrepreneur et que vous n’avez pas de comptable, je vous conseille aussi de télécharger toutes vos factures clients et de les conserver pour preuves en cas de contrôles.
Prestashop intègre un système de facturation élaboré, qui vous permet notamment d’exporter en masse. Tout est automatisé, dès qu’une commande est passée, la facture est générée dans le back office et le client reçoit automatiquement un mail transactionnel avec sa facture.
Sur Woocommerce, ce n’est pas natif, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de système de facturation intégré. La première chose à faire d’après moi, est de choisir un bon plugin de facturation. Lorsqu’un client fait un achat sur votre site, il reçoit un bon de commande, mais ceci n’est pas une facture. Une facture contient la mention en toutes lettres « facture », un numéro de facture, etc…
Pour vous aider, j’ai créé un tutoriel dans lequel j’explique comment générer des factures sur Woocommerce. Voici d’ailleurs cet article en vidéo :
Abonnez-vous à ma chaîne Youtube pour être notifié dès la mise en ligne de nouvelle vidéo.
Si vous utilisez un ERP, autrement dit un logiciel comptable de facturation, des modules pour les cms existent pour pouvoir générer la facture depuis votre ERP et non depuis la solution.
Pour aller plus loin et gagner du temps…
J’ai créé un Dropbox partagé avec mon comptable sur lequel il retrouve toutes mes factures chaque mois.
Ça me sert aussi de sauvegarde comptable.
Aujourd’hui, il existe des solutions d’automatisation que vous pouvez coupler à Dropbox, et qui permettent de dupliquer chaque fin de mois à une date définie, toutes vos factures sur votre Dropbox.
Émission d’un avoir ou « note de crédit »
Un avoir peut vous être demandé lorsqu’un client a fait un erreur ou qu’il n’est pas satisfait de sa commande. Vous pourrez faire un remboursement ou annuler la commande, ce qui devrait générer un avoir pour le client. L’avoir est associé à la facture d’achat et on l’appelle « facture d’avoir » ou « note de crédit », il devra comporter le numéro de la facture. Les avoirs doivent être générés automatiquement par votre solution e-commerce.
Sur Prestashop, tout est déjà intégré. Lorsque vous faîtes un remboursement, une facture d’avoir est automatiquement générée. Vous pouvez créer des avoirs, les suivre, les exporter, Etc…
Dans Woocommerce, puisque la solution n’intègre pas de logiciel de facturation, on ne peut pas générer de note de crédit à la demande.
Je vous conseille ce plugin de facturation que j’ai l’habitude d’utiliser et que vous pouvez voir sur ma vidéo dans le paragraphe précédent. Il est très bien, mais la version gratuite à des limites, il faut passer en version premium pour gérer à la fois la facturation et les avoirs.
Création d’un export comptable
L’export comptable ou journal des ventes, vous permet d’extraire une synthèse de l’intégralité de vos ventes, par client et par facture, sur un fichier excel ou csv. Il est surtout utile pour votre comptable ou si vous souhaitez suivre votre comptabilité d’entreprise.
Ce document comporte en moyenne 7 colonnes (variable selon votre comptabilité), avec d’abord les initiales de votre journal de vente, la date de commande, le numéro de facture, votre numéro de compte comptable, un label qui est égal au nom du client, et les débits et crédits.
Chaque commande dans le fichier dispose de 3 lignes pour permettre d’avoir une ligne total TTC, montant de TVA et le montant HT.
Cette synthèse comptable est en général importée dans les logiciels comptables et permet d’avoir les entrées et les sorties d’argent de votre site e-commerce. A ce fichier-là sont associées vos factures et vos avoirs PDF.
Il n’est pas obligatoire d’avoir l’applicatif export comptable sur sa solution e-commerce, mais ça peut être bon de l’ajouter pour faire gagner beaucoup de temps à votre comptable, et peut-être réduire ses honoraires ?
Le mieux d’après moi est de donner l’accès au back-office à votre comptable, avec des permissions réduites. Cela lui permettra de télécharger tout ce dont il a besoin, que ce soit les factures ou l’export comptable par exemple.
L’export comptable n’est pas intégré dans les solutions e-commerce aujourd’hui. Il vous faudra ajouter un plug-in.
Sur Prestashop, je vous conseille le module Export Comptable pour PrestaShop 1.5 – 1.6 – 1.7 et 8, je l’utilisais quand j’avais mon site e-commerce.
Vous avez aussi le module EverExport : export des données pour comptabilité compatible avec les versions 1.6 et 1.7.
Sur Woocommerce, je vous recommande le module de Team Ever qui est gratuit WooCommerce : export Excel WCPDF. J’en parle d’ailleurs dans mon article blog concernant les factures sur ce cms.
Export d’une synthèse de paiements via votre solution
Lorsque vous utilisez une solution de paiement de type Paypal, Stripe ou Payplug, des preuves de paiement sont enregistrées sur la plateforme. Ces paiements sont soumis à des commissions qui sont répertoriées dans la « synthèse de paiements », en général, exportable en csv.
Chaque paiement est rattaché à un client, à une commande et donc à une facture.
En général, les solutions e-commerce permettent de créer un identifiant, avec un statut pour télécharger cette synthèse. Si vous avez un comptable, il peut être utile qu’il ait aussi les accès, pour facilement déduire les commissions d’un paiement et les passer en charges.
Pour ma part, j’utilisais Payplug pour les paiements CB en plus de Paypal sur mon ancien site e-commerce, mais vous retrouvez les mêmes fonctionnalités sur Stripe.
L’avantage était le montant des commissions dégressif selon l’abonnement et un export des paiements hyper simple.
Aujourd’hui, pour mon site matthieu-jalbert.fr, j’utilise Stripe, qui me suffit amplement pour ce que je fais.
En tout cas, ces 3 solutions disposent de modules pour les cms Prestashop et Woocommerce.
En conclusion
Voilà, je pense avoir cité les points les plus importants au niveau de la comptabilité en e-commerce. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me les poser en commentaires, je serai ravi d’y répondre.
Selon votre marché, les produits que vous vendez, vos besoins et le statut de votre entreprise, vous serez peut-être amené à faire des choix différents.
Sur Woocommerce il existe des modules gratuits vraiment pas mal, sur Prestashop beaucoup « d’options » sont directement intégrées dans la solution.
